文書管理は企業をはじめとして、官公庁や学校においても必要とされるスキルです。文書を時系列に並べて分類する方法の他、内容や担当者ごとに分類する方法もあります。現在でも紙の文書を分類するために用いられている方法ですが、一部では電子文書の分類にも対応したシステムの構築が進められています。従来は、文書受付簿等を利用して手作業による分類が行われていました。近年では電子機器の発達により、ICT活用した文書管理システムの導入も進んでいます。

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ICT活用した文書管理をすることにより、必要な文書がどこに収納されているのかということをより手軽に知ることができます。また、担当者が不在の場合でも、検索機能を使えば誰でも必要な文書を探すことが可能です。決まった期日までに回答が必要な文書については、その締め切りを確認することもできます。提出が済んでいない文書があることをアラームなどで知らせる機能がある場合もあります。また、LANなどでつながっていれば、どのパソコンからもアクセスすることが可能です。

紙の文書を探す場合の手順としては、まず文書管理システムを使って配置された場所を探します。それから、分類番号等で配置された部屋や箱を特定します。分類された箱の中は、さらに細分化され項目別に時系列で並んでいる場合がほとんどです。電子文書の場合には、配置された場所まで足を運ぶ手間を省くことができます。電子上に保管された文書を検索して、その場で見ることができるからです。このようにICTを活用することにより、大きなメリットを得ることができます。

ICT活用した文書管理システムは、企業をはじめとしたあらゆる場面で活躍しています。手間を省くことができることや情報の共有が手軽にできることも、大きなメリットです。システムの開発については、さまざまな業者が手掛けています。製造業や医療業、学校などに特化したシステムも開発されています。また、大手企業においては専用ソフトの開発を独自に行っている場合もあります。予算面で可能ならば、そういった手段も有効です。